Ratgeber:
Welche Unterweisungen sind Pflicht?

Sie hören Begriffe wie Mitarbeiterunterweisung, gesetzliche Grundlage, Bußgelder und Datenschutzschulung immer wieder und stellen sich die Frage, welche Mitarbeiterunterweisungen Sie im Unternehmen eigentlich durchführen müssen?

Wir möchten diesbezüglich Abhilfe schaffen. Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick über alle Pflichtschulungen und beantwortet folgende Fragen:
Welche Unterweisungen sind Pflicht? Welchen gesetzlichen Hintergrund haben Mitarbeiterunterweisungen? Wie kann ich den Unterweisungsbedarf meines Unternehmens ermitteln und welche Mitarbeiterunterweisungen gibt es überhaupt? Wir geben Ihnen einen Ausblick, wie Sie alle Anforderungen einfach in Ihrem Unternehmen umsetzen.

Erfahren Sie außerdem, welche Unterweisungen Sie neben der Datenschutzschulung für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, Informationssicherheit im Betrieb und Sicherheitsunterweisung im Büro in jedem Fall durchführen müssen. Wie Sie Ihren Bedarf für unternehmensspezifische Schulungen ermitteln, zeigen wir Ihnen zum Schluss dieses Beitrags.

Inhalt
Übersicht von Pflichtunterweisungen für Mitarbeiter

Pflicht oder Kür

Grundlage für Pflichtunterweisungen ist Gefährdungsbeurteilung

Gefährdungsbeurteilung als Basis

Welche Pflichtschulungen gibt es

Welche Unterweisungen gibt es?

Pflichtschulungen in Unternehmen organisieren

Pflichtschulungen einfach organisieren

Konsequenzen bei Verletzung der Unterweisungspflicht

Konsequenzen von fehlenden Unterweisungen

Abschnitt 1

Mitarbeiterunterweisungen – mehr als nur gesetzliche Pflicht?

Übersicht von Pflichtunterweisungen für Mitarbeiter

Die Pflicht der Mitarbeiterunterweisung wird durch verschiedene Gesetzestexte und Berufsgenossenschaften festgelegt. Darunter sind Schulungen im Bereich Arbeitsschutz die bekanntesten Pflichtschulungen. Sie basieren unter anderem auf dem Arbeitsschutzgesetz (Paragraph 12) oder den Vorschriften der Deutschen gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV).

Aber die Motivation, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schulen, sollte nicht gesetzlicher Natur sein. Denn mit jeder Unterweisung qualifizieren Sie Ihr Personal für den Arbeitsalltag. Klären Sie Ihr Team darüber auf, welche Anforderungen an den Datenschutz erfüllt werden müssen und wie folgenschwere Haltungsschäden im Büro vermieden werden. Vermitteln Sie Mitarbeitenden die Kompetenz, Gefahrensituationen zu erkennen und machen Sie deutlich, welche Regeln im Bereich der Compliance eingehalten werden müssen.

pin

Gute Unterweisungen sind essenzieller Bestandteil der Unternehmensführung und wichtig für eine nachhaltige Unternehmensentwicklung.

Cyberkriminalität und Arbeitsunfällen vorbeugen

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Cyberkriminelle gelangen erfolgreich an Daten aus Ihrem Unternehmen, indem sie Sicherheitslücken ausnutzen. Account- und Bankdaten werden über Phishing-Methoden abgegriffen, es folgen Einkäufe in Onlineshops und Überweisungen auf ausländische Konten.

Ein unwahrscheinlicher Einzelfall? Leider nicht, denn laut einer Studie von pwc wurden 2019 ganze 41 % der befragten Unternehmen in den letzten zwölf Monaten von Cyberkriminellen angegriffen. Dabei häufigen sich auch Fälle, in denen Computerdaten verschlüsselt und zur erneuten Freigabe ein hohes Lösegeld gefordert wird.

Gehört dieses Beispiel mit Sicherheit zur Kategorie der schweren IT-Sicherheitsvorfälle, kommt es dabei in der Regel nicht zu Personenschäden. Aber auch hier sind die Szenarien vielfältig und ihr Schaden mitunter erheblich: Stürze über herumliegende Gegenstände, ungesicherte Leitern und nasse Flächen oder eine fehlende Kennzeichnung von Gefahrenstellen können schwerwiegende Folgen haben. Diese Beispiele aus dem Bereich Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit lassen sich mit der richtigen Unterweisung gut vermeiden.

Viele der Vorfälle in Unternehmen sind auf falsches bzw. ungeschultes Verhalten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zurückzuführen. Nur in ganz wenigen Ausnahmefällen kann von einem vorsätzlichen Fehlverhalten gesprochen werden (z. B. Datendiebstahl). Es gibt also mehr als genug Gründe, die dafür sprechen, Ihre Mitarbeitenden in allen wichtigen Themen am Arbeitsplatz zu schulen.

Gründe für Pflicht-Unterweisungen

Gutes Schulen investiert in die Zukunft

Klar, eine Schulung organisiert sich nicht von selbst – Mitarbeiterunterweisungen sind zuerst einmal mit Aufwand verbunden. Neben Planung und Dokumentation der Unterweisung bedeutet das auch: Inhalte erstellen, aufbereiten und kontinuierlich aktualisieren. Diese Aufgaben müssen häufig neben dem Alltags- und Projektgeschäft geleistet werden. Und das ist ohne spezialisiertes Personal schwierig. Oft führt dies dazu, dass insbesondere im Bereich der Informationssicherheit erst gehandelt wird, wenn bereits ein Schaden entstanden ist.

Dabei sind die Auswirkungen von IT-Sicherheitsvorfällen oftmals um ein Vielfaches teurer als die Kosten zur Vorbeugung von Vorfällen.

Pflichtunterweisungen mit VINYA automatisieren
Mit 360° Software-Lösungen wie VINYA automatisieren Sie Ihr Schulungsmanagement und beugen Unfällen jeglicher Art präventiv vor. Und das rechtlich abgesichert, mit kontinuierlich aktualisiertem Kursangebot.
Jährliche Unterweisung einrichten mit Software
Abschnitt 2

Gefährdungsbeurteilung als Grundlage der Mitarbeiterunterweisung

Grundlage für Pflichtunterweisungen ist Gefährdungsbeurteilung

Welche Unterweisungen müssen im Betrieb durchgeführt werden? Grundsätzlich gilt: Mitarbeiterunterweisungen müssen immer an die Aufgaben und das Umfeld Ihres Unternehmens angepasst werden. Neben einer Reihe an allgemeingültigen Schulungsinhalten sind das branchenrelevante Themen und unternehmensspezifische Inhalte. Aus diesen drei Bereichen ermitteln Sie den individuellen Unterweisungsbedarf Ihres Unternehmens.

Basis zur Ermittlung bilden sowohl die Gefährdungsbeurteilung im Arbeitsschutz als auch die Risikoanalyse bzw. das Sicherheitskonzept für Datenschutz und Informationssicherheit. Weitere Schulungsinhalte ergeben sich aus den Anforderungen von ISO-Zertifizierungen.

Der Unterweisungsbedarf Ihres Unternehmens sollte immer ganzheitlich betrachtet werden. Identifizieren Sie Gefahren gemeinsam mit Ihren betrieblichen Fachexperten und Expertinnen, um entsprechende Maßnahmen abzuleiten. Beziehen Sie für eine nachhaltige Strategie unbedingt folgende Positionen mit ein:

  • Geschäftsführung
  • Datenschutzbeauftragte (intern oder extern)
  • Arbeitsschutzbeauftragte
  • Beauftragte für Informationssicherheit

Dabei sollten Sie auch Ihre Personalabteilung nicht außen vor lassen. Mitarbeiterunterweisungen und Mitarbeiterschulungen sind wichtige Tools für die Personalentwicklung. Neben klassischen Unterweisungsthemen bieten individuelle Schulungen eine weitere Möglichkeit, Ihre Mitarbeitenden fachspezifisch weiterzubilden.

light-bulb-shine

Nur wer die Gefahren und Risiken kennt, kann Maßnahmen zur Prävention ergreifen und ihre Eintrittswahrscheinlichkeit vermindern.

Abschnitt 3

Welche Unterweisungen gibt es?

Welche Pflichtschulungen gibt es

Unterschiedliche Branchen und Aufgabenbereiche erfordern verschiedenste Unterweisungen, die manchmal auf ganz bestimmte Tätigkeiten zugeschnitten sind. Haben Sie sich z. B. schon mal über den sicheren Umgang mit Hubarbeitsbühnen Gedanken gemacht? Nein? Müssen Sie auch nicht. Aber für spezifische Tätigkeitsfelder ist dies eine grundlegende Anforderung.

Auf der anderen Seite gibt es Unterweisungen, die für einen Großteil der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer relevant sind. Welche Unterweisungen für welche Zielgruppe verpflichtend oder empfehlenswert sind, können Sie unserer Tabelle entnehmen. Prüfen Sie in der Übersicht, welche Unterweisungen für Ihr Unternehmen durchgeführt werden sollten und ermitteln Sie Ihren individuellen Unterweisungsbedarf.

Unsere Übersicht dient einer ersten Orientierung und umfasst insbesondere allgemeingültige Schulungen. Welche Unterweisungen müssen im Betrieb durchgeführt werden und welche sind sinnvoll? Wir haben Ihnen die verschiedenen Zielgruppen noch einmal aufgelistet. Klicken Sie auf die Zielgruppe, die Sie interessiert, um mehr zu erfahren.

Zielgruppen

Auf den ersten Blick scheinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Büro nur wenig Gefahren ausgesetzt zu sein. Das mag im Vergleich zur Arbeit auf einer Baustelle zwar stimmen, allerdings gibt es im Büro neben Arbeitsschutzunfällen weitere Risiken. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch Schulungen zu wichtigen Themen wie: Arbeitsschutz für Büroarbeitsplätze, Sicherheit im Homeoffice, Datenschutz und Informationssicherheit. Über die Vermittlung von allgemeinem Wissen hinaus, bieten sich weitere Vertiefungsschulungen an (z. B. Prävention von Social Engineering).

Im Bereich der Informationssicherheit sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Führungspositionen einem erhöhten Risiko von Cyberangriffen ausgesetzt. Denn sie haben in der Regel Zugang zu vertraulichen Informationen und besitzen häufig auch Administrationsrechte. Führungskräfte stehen zudem in der Verantwortung, ihr Personal zu unterstützen und zu schulen, um das Risiko von Gefahrensituationen präventiv zu verringern. Wichtig sind an dieser Stelle besonders Schulungen im Datenschutz und in der Informationssicherheit. Um ihr Team entsprechend zu schulen, müssen sich Führungskräfte ein umfassendes Bild über die potenziellen Gefahren und damit verbundenen Gefährdungsbeurteilungen verschaffen.

In der Produktion wird meistens mit den unterschiedlichsten Maschinen gearbeitet. Hierdurch kann es zu schweren Arbeitsunfällen kommen. Das Risiko eines Arbeitsunfalles kann durch entsprechende Unterweisungen minimiert werden. Am besten eignen sich Schulungen, die dem Blended-Learning-Modell folgen und sowohl theoretische als auch praktische Inhalte vermitteln. Der Schulungsumfang richtet sich dabei nach den Gegebenheiten vor Ort und muss unbedingt auf die Gefahren und Risiken der eigenen Produktion angepasst werden. Neben arbeitsschutzspezifischen Schulungen, gilt es auch Basiswissen im Datenschutz und in der Informationssicherheit zu vermitteln.

Patientendaten gehören zu den besonders schützenswerten Daten, da sie umfassende Rückschlüsse auf die behandelten Personen ermöglichen. Daher sind Unterweisungen im Datenschutz und in der Informationssicherheit in Arztpraxen unumgänglich. Keime und Krankheitserreger stellen in Arztpraxen ein kontinuierliches Risiko dar, das entsprechende Hygienemaßnahmen erfordert. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Arztpraxen müssen in diesem Themen daher unbedingt unterwiesen werden. Auch Gerätesicherheit, Strahlenschutz und Gefahrstoffe sind für einige Arztpraxen relevante Themen, in denen Schulungsbedarf existiert.

Der Transport von Gütern birgt zahlreiche Risiken im Arbeitsschutz. Nicht nur durch die verwendeten Geräte kann es zu Unfällen kommen, denn bei den transportierten Gütern kann es sich um Gefahrstoffe handeln. In der Regel sind Schulungen zum Umgang mit Flurförderzeugen und Gabelstaplern sowie allgemeine Arbeitsschutzvorgaben gesetzlich gefordert. Der Umgang mit Gefahrstoffen sowie Unterweisungen für spezielle Arbeitsgeräte und -maschinen sind nach den Gefährdungsbeurteilungen und gesetzlichen Vorgaben zu richten.

Mit VINYA decken Sie bereits viele dieser Pflichtunterweisungen ab.
Hier gehts zu unseren E-Learning-Kursen.
Abschnitt 4

Pflichtschulung einfach organisieren

Pflichtschulungen in Unternehmen organisieren

Haben Sie Ihren Unterweisungsbedarf identifiziert, sind Sie schon einen wichtigen Schritt vorangekommen. Nächster Punkt auf der Tagesordnung: Klären, wann und wie die Schulungen durchgeführt werden. Zentrale Frage ist dabei, welche Unterweisungen jährlich durchgeführt werden müssen und welche einmalig ausreichen. Die Berufsgenossenschaft schreibt dazu folgendes vor:

  • Erstunterweisung
    Erstunterweisungen sind z. B. bei Einstellung neuer Mitarbeiter*innen, Abteilungswechsel oder bei der Zuweisung neuer Aufgaben nötig.
  • Situationsabhängige Unterweisung aus besonderem Anlass
    Im Fall eines Beinaheunfalls, Unfalls oder sonstigen Schadensereignissen ist es unter Umständen notwendig, eine zusätzliche Unterweisung durchzuführen, um Mitarbeitende für den zukünftigen Umgang mit der Situation besser zu schulen.
  • Regelmäßige Unterweisung als Auffrischung
    Insbesondere in der alltäglichen Arbeitsroutine werden wichtige Maßnahmen und Vorkehrungen manchmal nachlässig behandelt. Durch eine jährliche Unterweisung stellen Sie sicher, dass Wissen und Aufmerksamkeit aufgefrischt werden und können bei Bedarf neue Rechtsgrundlagen oder Informationen vermitteln.

Erstunterweisungen, situationsabhängige und regelmäßige Unterweisungen sind – wie der Tabelle zu entnehmen – für einige Themen gesetzlich vorgeschrieben. Bei der Vielfalt an Situationen, die Mitarbeiterunterweisungen wichtig und notwendig machen, ist ein gutes Schulungsmanagement unablässig.

Abschnitt 5

Keine Schulung, keine Strafe?

Konsequenzen bei Verletzung der Unterweisungspflicht

Wo kein Kläger, da kein Richter – dieser Leitspruch scheint durchaus im Bereich der Mitarbeiterunterweisungen verbreitet, er kann aber böse Folgen haben. Nicht nur wird damit gesetzliche Pflicht vernachlässigt, sondern ein hohes Risiko für Unfälle, Datenpannen und IT-Sicherheitsvorfälle in Kauf genommen. Ohne Unterweisung bleiben Mitarbeitende im Unwissen darüber, wie sie in bestimmten Situationen am besten reagieren. Und verhalten sich im Zweifelsfall falsch – aus Unwissenheit.

Bei Unterlassung der Mitarbeiterunterweisung drohen in Deutschland jedoch je nach Schulungsbereich empfindliche Strafen (z. B. im Arbeitsschutz). Bußgelder bis zu 10.000 € können verhängt werden, wenn in Folge eines Unfalls keine ausreichende Sicherheitsunterweisung nachgewiesen werden kann (§ 209 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 3 SGB VII). Außerdem kann die Berufsgenossenschaft in einem solchen Fall Zahlungen vom Arbeitgebenden zurückfordern. Dies kann für Unternehmen deutlich teurer werden. Schlimmstenfalls können bei schweren Arbeitsunfällen sogar Haftstrafen aufgrund von fahrlässiger Tötung oder grob fahrlässiger Körperverletzung auf Arbeitgebende oder Erfüllungsgehilfen (z. B. Führungskräfte) zukommen.

Nicht zuletzt aufgrund bekannter Unfälle und Urteile zeichnet sich allerdings ein klarer Trend ab, über Compliance-Anforderungen, zu denen auch die Mitarbeiterunterweisungen gehören, aufzuklären. Und damit für geschulte Mitarbeitende und eine nachhaltige Unternehmensstrategie zu sorgen.

Abschnitt 6

Fazit: Mitarbeiterunterweisungen sind mehr als nur Pflicht

Fazit zur Pflichtunterweisung für Mitarbeiter

Welche Mitarbeiterunterweisungen sind Pflicht? Um diese Frage zu beantworten, müssen gesetzliche Pflichten betrachtet werden. Vor allem aber auch jene Pflichten, die sich aus dem Verantwortungsbewusstsein gegenüber den eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ergeben.

Über die gesetzlichen Anforderungen hinaus gibt es essenzielle Schulungen, die dazu beitragen, Risiken durch ungeschultes Verhalten Mitarbeitender zu reduzieren, wie z. B. IT-Sicherheitsvorfälle, Datenschutzpannen oder die Nichteinhaltung von Compliance-Anforderungen.

Mit unserer Übersicht zu verpflichtenden und empfehlenswerten Unterweisungen bekommen Sie einen guten Überblick, welche Schulungen für Ihr Unternehmen angebracht sind. Holen Sie sich für Ihr Schulungsmanagement die Unterstützung, die Sie brauchen. Mit einer Softwarelösung, die sowohl Kurse anbietet als auch das Kursmanagement übernimmt, können Sie den Prozess der Mitarbeiterunterweisung vollständig automatisieren.

Wie sind Sie in Ihrem Unternehmen aufgestellt? Welche Unterweisungen gehören in Ihrem Unternehmen bereits zum Pflichtprogramm? Können Sie bereits alle Unterweisungen aus der Tabelle abhaken? Wenn nicht, helfen wir Ihnen gerne dabei, Ihren Unterweisungsbedarf zu ermitteln und Ihre Prozesse rund um Ihre Mitarbeiterunterweisungen zu digitalisieren und zu automatisieren.

Hinweis: Unsere Autoren und Autorinnen arbeiten mit größter Sorgfalt an den Inhalten dieser Website und des Magazins. Die gewissenhafte Recherche ist dabei selbstverständlich. Dennoch übernehmen wir (sowohl interne als auch externe Autoren und Autorinnen) keine Haftung für die Aktualität, Richtigkeit oder Vollständigkeit der hier dargestellten Inhalte. Die Inhalte stellen keine Rechtsberatung dar und ersetzen diese nicht. Bitte lassen Sie sich bei rechtlichen Fragen zusätzlich anwaltlich beraten. Wir übernehmen keine Haftung durch mittelbare oder unmittelbare Schäden, die sich durch jedweden Rechtsgrund aus der Nutzung dieser Inhalte oder der Website ergeben. 

Weitere spannende Beiträge
Über den Autor
Manuel Schrenk VINYA

Manuel Schrenk

Manuel ist Gründer und Geschäftsführer von VINYA. Mit mehrjähriger Erfahrung im Management und strategischem Produktmanagement in der Softwareentwicklung beschäftigt Manuel sich mit den Chancen und Herausforderungen digitaler Arbeit. Ganz vorne stehen für ihn dabei die Themen Datenschutz und IT-Sicherheit.

Manuel finden Sie auch hier:

Jetzt zum Newsletter anmelden!
Ihre Anmeldung konnte nicht gespeichert werden. Bitte versuchen Sie es erneut.
Vielen Dank! Wir senden Ihnen eine E-Mail, mit der Sie Ihre Anmeldung bestätigen können.