Manuel Schrenk
20.01.2022
Ratgeber:
Welche Unterweisungen sind Pflicht?
Sie hören Begriffe wie Mitarbeiterunterweisung, gesetzliche Grundlage, Bußgelder und Datenschutzschulung immer wieder und stellen sich die Frage, welche Mitarbeiterunterweisungen Sie in Ihrem Unternehmen eigentlich durchführen müssen?
Wir möchten diesbezüglich Abhilfe schaffen! Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick über alle Pflichtschulungen und beantwortet folgende Fragen:
Welche Unterweisungen sind Pflicht? Welchen gesetzlichen Hintergrund haben Mitarbeiterunterweisungen? Wie kann ich den Unterweisungsbedarf meines Unternehmens ermitteln und welche Mitarbeiterunterweisungen gibt es überhaupt? Wir geben Ihnen einen Ausblick, wie Sie alle Anforderungen in Ihrem Unternehmen einfach umsetzen können.
Erfahren Sie außerdem, welche Unterweisungen Sie neben der Datenschutzschulung für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, Informationssicherheit im Betrieb und Sicherheitsunterweisung im Büro in jedem Fall durchführen müssen. Wie Sie Ihren Bedarf für unternehmensspezifische Schulungen ermitteln, zeigen wir Ihnen am Ende dieses Beitrags.
Inhalt
Pflicht oder Kür
Gefährdungsbeurteilung als Basis
Welche Unterweisungen gibt es?
Pflichtschulungen einfach organisieren
Konsequenzen von fehlenden Unterweisungen
Fazit
Abschnitt 1
Mitarbeiterunterweisungen – mehr als nur gesetzliche Pflicht?
Die Pflicht der Mitarbeiterunterweisung wird durch verschiedene Gesetzestexte und Berufsgenossenschaften festgelegt. Darunter sind Schulungen im Bereich Arbeitsschutz die bekanntesten Pflichtschulungen. Sie basieren unter anderem auf dem Arbeitsschutzgesetz (§ 12) oder den Vorschriften der Deutschen gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV).
Aber die Motivation, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schulen, sollte nicht gesetzlicher Natur sein. Denn mit jeder Unterweisung qualifizieren Sie Ihr Personal für den Arbeitsalltag. Klären Sie Ihr Team darüber auf, welche Anforderungen an den Datenschutz erfüllt werden müssen und wie folgenschwere Haltungsschäden im Büro vermieden werden. Vermitteln Sie Mitarbeitenden die Kompetenz, Gefahrensituationen zu erkennen und machen Sie deutlich, welche Regeln im Bereich der Compliance eingehalten werden müssen.
Gute Unterweisungen sind essenzieller Bestandteil der Unternehmensführung und wichtig für eine nachhaltige Unternehmensentwicklung.
Cyberkriminalität und Arbeitsunfällen vorbeugen
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Cyberkriminellen gelingt es erfolgreich sensible Daten Ihres Unternehmens zu entwenden. Dabei machen sie sich eine Sicherheitslücke im Firmennetzwerk zunutze, nämlich Ihre Mitarbeitenden. Über Phishing-Methoden werden Account- und Bankdaten abgegriffen, was sich schon bald in Abbuchungen von ausländischen Konten bemerkbar macht.
Ein unwahrscheinlicher Einzelfall? Leider nicht, denn laut einer Studie von pwc wurden 2019 ganze 41 % der befragten Unternehmen in den letzten zwölf Monaten von Cyberkriminellen angegriffen. Besonders Fälle, in denen Computerdaten verschlüsselt und zu ihrer Freigabe ein Lösegeld gefordert wird – sogenannte Ransomware-Angriffe – häufen sich in den letzten Jahren und führen zu immer neuen Rekordsummen.
Glücklicherweise kommt es bei IT-Sicherheitsvorfällen in der Regel nicht zu Personenschäden. Aber auch hier sind die Szenarien am Arbeitsplatz vielfältig und ihr Schaden mitunter fatal: Stürze über herumliegende Gegenstände, ungesicherte Leitern und nasse Flächen oder eine fehlende Kennzeichnung von Gefahrenstellen können schwerwiegende Folgen haben. Beispiele wie diese aus dem Bereich Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit lassen sich allerdings mit der richtigen Unterweisung gut vermeiden.
Viele der Vorfälle in Unternehmen sind auf falsches bzw. ungeschultes Verhalten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zurückzuführen. Nur in ganz wenigen Ausnahmefällen kann von einem vorsätzlichen Fehlverhalten gesprochen werden (z. B. im Falle von Datendiebstahl). Es gibt also mehr als genügend Gründe, die dafür sprechen, Ihre Mitarbeitenden in allen wichtigen Themen am Arbeitsplatz zu schulen.
Gutes Schulen investiert in die Zukunft
Klar, eine Schulung organisiert sich nicht von selbst – Mitarbeiterunterweisungen sind zuerst einmal mit Aufwand verbunden. Neben Planung und Dokumentation der Unterweisung bedeutet das auch: Inhalte erstellen, aufbereiten und kontinuierlich aktualisieren. Diese Aufgaben müssen häufig neben dem Alltags- und Projektgeschäft geleistet werden. Und das ist ohne spezialisiertes Personal schwierig. Oft führt dies dazu, dass erst gehandelt wird, wenn bereits ein Schaden entstanden ist.
Dabei sollte man sich jedoch immer vor Augen halten: Die Auswirkungen von Sicherheitsvorfällen sind oftmals um ein Vielfaches teurer als die Kosten zu ihrer Vorbeugung.
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Abschnitt 2
Gefährdungsbeurteilung als Grundlage der Mitarbeiterunterweisung
Welche Unterweisungen müssen im Betrieb durchgeführt werden? Grundsätzlich gilt: Mitarbeiterunterweisungen müssen immer an die jeweiligen Tätigkeitsbereiche und die Gegebenheiten des Arbeitsplatzes angepasst werden. Neben einer Reihe an allgemeingültigen Schulungsinhalten gibt es also sowohl branchenrelevante Themen als auch unternehmensspezifische Inhalte. Aus diesen drei Bereichen ermitteln Sie den individuellen Unterweisungsbedarf Ihres Unternehmens.
Basis zur Ermittlung bilden sowohl die Gefährdungsbeurteilung im Arbeitsschutz als auch die Risikoanalyse bzw. das Sicherheitskonzept für Datenschutz und Informationssicherheit. Weitere Schulungsinhalte ergeben sich außerdem gegebenenfalls aus den Anforderungen von ISO-Zertifizierungen.
Der Unterweisungsbedarf Ihres Unternehmens sollte immer ganzheitlich betrachtet werden. Identifizieren Sie Gefahren gemeinsam mit Ihren betrieblichen Fachexperten und Expertinnen, um entsprechende Maßnahmen abzuleiten. Beziehen Sie für eine nachhaltige Strategie unbedingt folgende Positionen mit ein:
- Geschäftsführung
- Datenschutzbeauftragte (intern oder extern)
- Arbeitsschutzbeauftragte
- Beauftragte für Informationssicherheit
Auch Ihre Personalabteilung sollten Sie nicht außen vor lassen. Denn Mitarbeiterunterweisungen und Mitarbeiterschulungen sind wichtige Tools für die Personalentwicklung. Neben klassischen Unterweisungsthemen bieten individuelle Schulungen eine Möglichkeit, Ihre Mitarbeitenden fachspezifisch weiterzubilden.
Abschnitt 3
Welche Unterweisungen sind Pflicht?
Unterschiedliche Branchen und Aufgabenbereiche erfordern verschiedenste Unterweisungen, die manchmal auf ganz bestimmte Tätigkeiten zugeschnitten sind. Haben Sie sich z. B. schon mal über den sicheren Umgang mit Hubarbeitsbühnen Gedanken gemacht? Nein? Müssen Sie auch nicht. Aber für spezifische Tätigkeitsfelder ist dies eine grundlegende Anforderung.
Auf der anderen Seite gibt es Unterweisungen, die für einen Großteil der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer relevant sind. Welche Unterweisungen für welche Zielgruppe verpflichtend oder empfehlenswert sind, können Sie unserer Tabelle entnehmen. Prüfen Sie in der Übersicht, welche Unterweisungen für Ihr Unternehmen durchgeführt werden sollten und ermitteln Sie Ihren individuellen Unterweisungsbedarf.
Unsere Übersicht dient einer ersten Orientierung und umfasst insbesondere allgemeingültige Schulungen. Welche Unterweisungen müssen im Betrieb durchgeführt werden und welche sind sinnvoll? Wir haben Ihnen die verschiedenen Zielgruppen noch einmal aufgelistet. Klicken Sie auf die Zielgruppe, die Sie interessiert, um mehr zu erfahren.
Zielgruppen
Auf den ersten Blick scheinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Büro nur wenig Gefahren ausgesetzt zu sein. Das mag im Vergleich zur Arbeit auf einer Baustelle zwar stimmen, allerdings gibt es im Büro neben Arbeitsschutzunfällen weitere Risiken zu beachten. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für wichtige Themen wie Arbeitsschutz für Büroarbeitsplätze, Sicherheit im Homeoffice, Datenschutz und Informationssicherheit.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Führungspositionen sind einem höheren Risiko von Cyberangriffen ausgesetzt. Denn sie haben in der Regel Zugang zu vertraulichen Informationen und besitzen häufig auch Administrationsrechte. Wichtig sind an dieser Stelle daher besonders Schulungen im Datenschutz und in der Informationssicherheit. Führungskräfte stehen zudem in der Verantwortung, ihr Personal zu unterstützen und zu schulen, um das Risiko von Gefahrensituationen präventiv zu verringern und für ein gesundes Betriebsklima zu sorgen. Sie sollten daher mit gutem Beispiel voran gehen und sowohl die Compliance-Kultur stärken als auch Diskriminierungen am Arbeitsplatz durch Kenntnisse des AGGs vorbeugen.
In der Produktion wird meistens mit den unterschiedlichsten Maschinen gearbeitet. Hierdurch kann es zu schweren Arbeitsunfällen kommen. Das Risiko eines Arbeitsunfalles kann durch entsprechende Unterweisungen minimiert werden. Am besten eignen sich Schulungen, die dem Blended-Learning-Modell folgen und sowohl theoretische als auch praktische Inhalte vermitteln. Der Schulungsumfang richtet sich dabei nach den Gegebenheiten vor Ort und muss unbedingt auf die Gefahren und Risiken der eigenen Produktion angepasst werden. Neben arbeitsschutzspezifischen Schulungen, gilt es auch Basiswissen im Datenschutz und in der Informationssicherheit zu vermitteln.
Patientendaten gehören zu den besonders schützenswerten Daten, da sie umfassende Rückschlüsse auf die behandelten Personen ermöglichen. Daher sind Unterweisungen im Datenschutz und in der Informationssicherheit für Mitarbeitende im Gesundheitswesen unumgänglich. Keime und Krankheitserreger stellen in Arztpraxen ein kontinuierliches Risiko sowohl für Patient*innen als auch Mitarbeitende dar, das entsprechende Hygienemaßnahmen erfordert. Aufgrund der hohen Belastung im Gesundheitswesen sollten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in der Pflege unbedingt umfassend im Bereich der Arbeitssicherheit unterwiesen werden. Auch Brandschutz, Basic Life Support, Gerätesicherheit und Umgang mit Gefahrstoffen sind relevante Themen, in denen Schulungsbedarf existiert.
Der Transport von Gütern birgt zahlreiche Risiken im Arbeitsschutz. Nicht nur durch die verwendeten Geräte kann es zu Unfällen kommen, denn bei den transportierten Gütern kann es sich um Gefahrstoffe handeln. In der Regel sind Schulungen zum Umgang mit Flurförderzeugen und Gabelstaplern sowie allgemeine Arbeitsschutzvorgaben gesetzlich gefordert. Der Umgang mit Gefahrstoffen sowie Unterweisungen für spezielle Arbeitsgeräte und -maschinen sind nach den Gefährdungsbeurteilungen und gesetzlichen Vorgaben zu richten.
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Abschnitt 4
Pflichtschulung einfach organisieren
Haben Sie Ihren Unterweisungsbedarf identifiziert, sind Sie schon einen wichtigen Schritt vorangekommen. Nächster Punkt auf der Tagesordnung: Klären, wann und wie die Schulungen durchgeführt werden. Zentrale Frage ist dabei, welche Unterweisungen jährlich durchgeführt werden müssen und welche einmalig ausreichen. Die Berufsgenossenschaft schreibt dazu folgendes vor:
- Erstunterweisung
Erstunterweisungen sind z. B. bei Einstellung neuer Mitarbeiter*innen, Abteilungswechsel oder bei der Zuweisung neuer Aufgaben nötig.
- Situationsabhängige Unterweisung aus besonderem Anlass
Im Fall eines Beinaheunfalls, Unfalls oder sonstigen Schadensereignissen ist es unter Umständen notwendig, eine zusätzliche Unterweisung durchzuführen, um Mitarbeitende für den zukünftigen Umgang mit der Situation besser zu schulen.
- Regelmäßige Unterweisung als Auffrischung
Insbesondere in der alltäglichen Arbeitsroutine werden wichtige Maßnahmen und Vorkehrungen manchmal nachlässig behandelt. Durch eine jährliche Unterweisung stellen Sie sicher, dass Wissen und Aufmerksamkeit aufgefrischt werden und können bei Bedarf neue Rechtsgrundlagen oder Informationen vermitteln.
Erstunterweisungen, situationsabhängige und regelmäßige Unterweisungen sind – wie der Tabelle zu entnehmen – für einige Themen gesetzlich vorgeschrieben. Bei der Vielfalt an Situationen, die Mitarbeiterunterweisungen wichtig und notwendig machen, ist ein gutes Schulungsmanagement unablässig.
Abschnitt 5
Keine Schulung, keine Strafe?
Wo kein Kläger, da kein Richter – dieser Leitspruch scheint durchaus im Bereich der Mitarbeiterunterweisungen verbreitet, er kann aber böse Folgen haben. Nicht nur wird damit gesetzliche Pflicht vernachlässigt, sondern ein hohes Risiko für Unfälle, Datenpannen und IT-Sicherheitsvorfälle in Kauf genommen. Ohne Unterweisung bleiben Mitarbeitende im Unwissen darüber, wie sie in bestimmten Situationen am besten reagieren. Und verhalten sich im Zweifelsfall falsch – aus Unwissenheit.
Bei Unterlassung der Mitarbeiterunterweisung drohen in Deutschland jedoch je nach Schulungsbereich empfindliche Strafen (z. B. im Arbeitsschutz). Bußgelder bis zu 10.000 € können verhängt werden, wenn in Folge eines Unfalls keine ausreichende Sicherheitsunterweisung nachgewiesen werden kann (§ 209 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 3 SGB VII). Außerdem kann die Berufsgenossenschaft in einem solchen Fall Zahlungen vom Arbeitgebenden zurückfordern. Dies kann für Unternehmen deutlich teurer werden. Schlimmstenfalls können bei schweren Arbeitsunfällen sogar Haftstrafen aufgrund von fahrlässiger Tötung oder grob fahrlässiger Körperverletzung auf Arbeitgebende oder Erfüllungsgehilfen (z. B. Führungskräfte) zukommen.
Nicht zuletzt aufgrund bekannter Unfälle und Urteile zeichnet sich allerdings ein klarer Trend ab, im Rahmen von Compliance-Anforderungen, zu denen auch die Mitarbeiterunterweisungen gehören, aufzuklären. Und damit für geschulte Mitarbeitende und eine nachhaltige Unternehmensstrategie zu sorgen.
Abschnitt 6
Fazit: Mitarbeiterunterweisungen sind mehr als nur Pflicht
Welche Mitarbeiterunterweisungen sind Pflicht? Hier gibt es einerseits gesetzliche Pflichten, die beachtet werden müssen – auf der anderen Seite aber auch solche Pflichten, die sich aus dem Verantwortungsbewusstsein gegenüber den eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ergeben.
Über die gesetzlichen Mindestanforderungen hinaus gibt es essenzielle Unterweisungen, die dazu beitragen, Risiken durch ungeschultes Verhalten von Mitarbeitenden zu reduzieren. Dazu gehören z. B. IT-Sicherheitsvorfälle, Datenschutzpannen oder der Verstoß gegen Compliance-Anforderungen.
Wie sind Sie in Ihrem Unternehmen aufgestellt? Welche Unterweisungen gehören in Ihrem Unternehmen bereits zum Pflichtprogramm? Mit unserer Übersicht zu verpflichtenden und empfehlenswerten Unterweisungen erhalten Sie einen ersten guten Eindruck davon, welche Schulungen für Ihr Unternehmen sinnvoll sind.
Holen Sie sich für Ihr Schulungsmanagement die Unterstützung dazu, die Sie brauchen. Benötigen Sie Hilfe dabei, Ihren Unterweisungsbedarf zu ermitteln oder haben Sie offene Fragen zu den Prozessen rund um die Mitarbeiterunterweisung, stehen wir Ihnen gerne als Ansprechpartner zur Verfügung.
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Über den Autor
Manuel Schrenk
Manuel ist Gründer und Geschäftsführer von VINYA. Mit mehrjähriger Erfahrung im Management und strategischem Produktmanagement in der Softwareentwicklung beschäftigt Manuel sich mit den Chancen und Herausforderungen digitaler Arbeit. Ganz vorne stehen für ihn dabei die Themen Datenschutz und IT-Sicherheit.
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