Kira Schwitzki
17.01.2022
ISO Schulung
So gelingt Ihre erfolgreiche Zertifizierung
Immer mehr Unternehmen lassen sich jährlich nach ISO Standard zertifizieren. Denn zertifizierte Managementsysteme sind für Unternehmen von vielfältigem Nutzen.
Welche Vorteile bringen ISO Zertifizierungen? Und wie gelingt die erfolgreiche Zertifizierung eines Managementsystems? Welche Rolle Ihre Mitarbeitenden dabei spielen und warum ISO Schulungen so wichtig sind, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Inhalt
Sind alle mit an Bord?
Übersicht ISO Zertifizierungen
Vorteile einer Zertifizierung
ISO Schulung via Software
Fazit
Sind alle mit an Bord?
Steht eine Auditierung bevor, sorgt dies häufig für viel Aufregung im Unternehmen. Einige Mitarbeitende wissen nicht, was auf sie zukommt und fragen sich, ob sie von der Prüfung direkt betroffen sind oder sich darauf in irgendeiner Weise vorbereiten müssen. Eine Auditierung ist natürlich keinesfalls ein Überraschungstermin und wird mit Vorlauf geplant. Daher gibt es auch keine Gründe dafür, Ihre Mitarbeitenden im Ungewissen zu lassen.
Nicht nur jene Mitarbeitende, die unmittelbar an der Entwicklung des Managementsystems beteiligt sind, sondern auch alle anderen sollten mit dem allgemeinen Vorhaben vertraut gemacht werden. Informieren Sie möglichst frühzeitig über das Zertifizierungsprojekt und verschaffen Sie Ihren Mitarbeitenden einen guten Überblick zu den Vorzügen der Zertifizierung sowie den Kernelementen der Auditierung in einer ISO Schulung.
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Ist ein Zertifizierungsverfahren erfolgreich abgeschlossen, wird ein Zertifikat mit dreijähriger Gültigkeit ausgestellt. Nach Ablauf des Zeitraums muss eine Rezertifizierung erfolgen. Außerdem werden mindestens einmal jährlich Überwachungsaudits durchgeführt, um zu prüfen, ob die Anforderungen weiterhin zufriedenstellend erfüllt werden. Ist dies nicht der Fall, kann ein Verlust der Zertifizierung erfolgen.
Vermeiden lässt sich dies am besten, wenn Ziele und Nutzen der Zertifizierung bzw. des Managementsystems allen Mitarbeitenden klar sind und im Unternehmen nach einem entsprechenden Leitbild gelebt wird. Das heißt auch: Ohne Beteiligung der Mitarbeitenden lässt sich ein Managementsystem auf Dauer nicht erfolgreich implementieren.
Möglichkeiten, Ihre Mitarbeitenden abzuholen und auf einen gemeinsamen Kenntnisstand zu bringen, gibt es viele: Ob Briefing in interner Präsenzveranstaltung, Informationen zum Nachlesen im Intranet oder kompakter ISO E-Learning Kurs – wie Sie Ihre Mitarbeitenden schulen, bleibt ganz Ihnen überlassen.
Übersicht ISO Zertifizierungen
Mit einer ISO Zertifizierung können Unternehmen und Institutionen nachweisen, dass sie internationale Normen für Managementsysteme erfüllen und Wert auf eine kontinuierliche Verbesserung ihrer betrieblichen Prozesse legen. Welche Zertifizierungen besonders gefragt sind, kann je nach Branche variieren. Hier ist eine Übersicht der häufigsten ISO Zertifizierungen:
Qualitätsmanagement
Weltweit am häufigsten zertifiziert wird die Qualitätsmanagement-Norm ISO 9001. Im Fokus der Norm stehen Anforderungen für die kontinuierliche Optimierung von Prozessen, die eine bestmögliche Unternehmensleistung und Kundenzufriedenheit gewährleisten sollen. Eine Zertifizierung nach ISO 9001 bescheinigt damit die Umsetzung international festgelegter Qualitätsstandards.
Umweltmanagement
Die ISO 14001 ist der international anerkannte Standard für Umweltmanagementsysteme. Organisationen, die sich nach ISO 14001 zertifizieren lassen, weisen nach, dass sie rechtliche Verpflichtungen im Bereich des Umweltschutzes erfüllen und darüber hinaus Maßnahmen treffen, um ihre Umweltleistung kontinuierlich zu verbessern und betrieblich festgelegte Umweltziele zu erreichen.
Arbeitssicherheit
Arbeitsschutzmanagementsysteme können bei der effektiven Umsetzung von Maßnahmen zur Erhöhung der Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz erhebliche Vorteile bieten. Ein nach ISO 45001 zertifiziertes Managementsystem unterstützt dabei, Risiken von Verletzungen, Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten zu minimieren und Mitarbeitende zu schützen.
Informationssicherheit
Die Sicherheit von Informationen und IT-Umgebungen kann mithilfe eines Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS) deutlich gesteigert werden. Eine Zertifizierung nach ISO 27001 bescheinigt, dass ein Unternehmen kontinuierlich daran arbeitet, Schwachstellen innerhalb der betrieblichen Strukturen zu minimieren und Maßnahmen zum bestmöglichen Schutz vertraulicher Daten umzusetzen.
Energiemanagement
Folgt ein Unternehmen oder eine Organisation den Anforderungen der ISO 50001, ist es bestrebt, eine fortlaufende Verbesserung der betrieblichen Energieeffizienz zu erzielen. Ein funktionierendes Energiemanagementsystem verringert den Energieverbrauch sowie den Ausstoß schädlicher Emissionen und erzielt gleichzeitig langfristig eine Kostenentlastung.
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Vorteile einer ISO Zertifizierung
Jede ISO Zertifizierung bringt individuelle Vorteile für Unternehmen mit sich. Während in einigen Branchen bestimmte Zertifizierungen quasi vorausgesetzt werden, um am Markt teilhaben zu können, gibt es ebenso viele Sektoren, in denen dies nicht zwingend der Fall ist.
Unabhängig davon, wie gängig Zertifizierungen in Ihrer jeweiligen Branche sind, gibt es dennoch einige spürbare allgemeine Vorteile von ISO Zertifizierungen, von denen Unternehmen profitieren können:
Zeit und Kosten sparen
Optimierte Prozesse helfen dabei, Zeitaufwände und Kosten zu reduzieren. Durch die kontinuierliche Verbesserung von unternehmerischen Abläufen lassen sich mit einer Zertifizierung langfristig finanzielle Einsparpotenziale gewinnen und die Produktivität erhöhen.
Risiken minimieren
Ein zertifiziertes Managementsystem erhöht die Sicherheit betrieblicher Prozesse. Es bestätigt die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und verringert Unfall- sowie Haftungsrisiken.
Wettbewerbsfähigkeit stärken
Zertifizierungen steigern die Wettbewerbsfähigkeit und bauen Handelsbarrieren ab. Denn der Zugang zu einigen Aufträgen ist ausschließlich zertifizierten Unternehmen vorbehalten – auch dann, wenn eine ISO-Zertifizierung keine gesetzliche Bedingung darstellt. Eine Zertifizierung zahlt sich positiv auf die internationale Anerkennung Ihres Unternehmens aus und kann dabei helfen, sich in einem neuen Markt zu positionieren.
Kundenzufriedenheit erhöhen
Geprüfte Prozesse sorgen für einen Imagegewinn und führen in der Regel zu einer höheren Kundenzufriedenheit. Werden die betrieblichen Optimierungsmaßnahmen nicht nur auf dem Papier zertifiziert, sondern auch im Unternehmen gelebt, können bessere Produkte und Dienstleistungen angeboten werden. Diese sichern die Zufriedenheit der Bestandskunden und erhöhen die Nachfrage.
Mitarbeitermotivation fördern
Zufriedene Mitarbeiter sind das Fundament für den Unternehmenserfolg. Zertifizierte Managementsysteme sorgen für Transparenz in den betrieblichen Abläufen und erleichtern dadurch unter anderem die Einarbeitung neuer Mitarbeitender. Sie optimieren die unternehmensinterne Kommunikation und können so zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen beitragen.
ISO Schulung via Software
Wird eine Zertifizierung im Unternehmen angestrebt, sollten alle Mitarbeitenden aktiv in das Vorhaben einbezogen werden. Zwar ist eine Schulung der Mitarbeitenden keine gesetzliche Pflicht, Normen wie die ISO 27001 oder ISO 9001 empfehlen aber, Mitarbeitende für die entsprechenden Themen zu sensibilisieren.
Um organisatorische Aufwände zu reduzieren und den Überblick über den Wissenstand der Mitarbeitenden zu behalten, kann sich der Einsatz einer Software fürs Schulungsmanagement lohnen. Durch eine Automatisierung der Prozesse wird das Reporting denkbar einfach – und erbringt Auditor*innen einen transparenten und sicheren Nachweis darüber, dass Mitarbeitende regelmäßig unterwiesen werden.
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Fazit: Mitarbeitende einbeziehen
Häufig wird die Implementierung und Zertifizierung eines Managementsystems nur als Angelegenheit der Unternehmensleitung gesehen. Doch dies ist ein großer Irrtum: Denn damit die erfolgreiche Zertifizierung und kontinuierliche Verbesserung der Prozesse am Arbeitsplatz gelingt, sollten alle Mitarbeitenden einbezogen werden.
Ein gutes Managementsystem setzt außerdem voraus, dass es auf Basis der reellen Arbeitsbedingungen entwickelt wurde und die Perspektive der Mitarbeitenden berücksichtigt. Klären Sie Ihre Mitarbeitenden über das Zertifizierungsvorhaben auf und holen Sie alle mit an Bord, z. B. mit einer kleinen ISO Schulung. Viel Erfolg!
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Über die Autorin
Kira Schwitzki
Kira ist Redakteurin bei VINYA. Mit einem Background in kommunikativer Beratung und Content Development dreht sich bei ihr vieles um die Übersetzung komplexer Sachverhalte in leicht verständliche Inhalte – und gute Geschichten. Als überzeugte niemals Auslernende ist sie auf der Suche nach neuen Vermittlungsmethoden, innovativen Lernformaten und nachhaltigen Lehrkonzepten.
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