Checkliste Homeoffice

Arbeitsplatz sicher und gesund gestalten

Die eigenen vier Wände sollten den meisten zwar mehr oder weniger gut vertraut sein – wenn der private Rückzugsort aber über Nacht plötzlich zum Arbeitsplatz wird, braucht es ein neues Sichzurechtfinden und Eingewöhnen.  

Wie gestaltet man zu Hause ein gesundes und produktives Arbeitsumfeld? Unsere Checkliste fürs Homeoffice hilft Ihnen dabei herauszufinden, an welchen Stellen es noch Verbesserungsbedarf gibt. 

Checkliste: Homeoffice muss gut organisiert sein

Aus dem spontan aufgesetzten Homeoffice vernimmt man mit Verstreichen der Monate häufig ähnliches Resümee: Die einen schätzen flexiblere Arbeitszeiten und fühlen sich produktiver dank geringerer Ablenkung durch laute Großraumbüros und Kolleg*innen (anders sieht es natürlich aus, wenn man im Homeoffice u. a. Kinder betreut). Bei vielen anderen macht sich jedoch mittlerweile die Belastung durch mangelhafte Arbeitsbedingungen im Homeoffice deutlich bemerkbar. Der provisorisch als Schreibtisch genutzte Küchentisch sorgt auf Dauer für Rückenschmerzen und die neu gewonnene Flexibilität führt nicht selten zu Leistungsdruck und Telepressure.

Die Arbeit im Homeoffice unterliegt als Form des mobilen Arbeitens den Regelungen des Arbeitsschutzgesetzes. Besondere Vorgaben – etwa durch die Arbeitsstättenverordnung, welche bei Telearbeit greift – gibt es hier nicht. Die Verantwortung über Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit im Homeoffice liegt demnach verstärkt bei den Mitarbeitenden selbst. Umso wichtiger ist es, die Qualität des Homeoffice-Arbeitsplatzes zu überprüfen. Wir haben Ihnen eine Checkliste fürs Homeoffice mit allen wichtigen Punkten zusammengestellt, damit das Arbeiten von zu Hause auf Dauer gesund und produktiv gelingt:

Homeoffice-Arbeitsplatz richtig einrichten

Unzureichende Bewegung und eine schlechte Sitzhaltung schaden auch im Büro, ein klarer Vorteil ist dort immerhin: Arbeitgeber*innen müssen dafür sorgen, Beschäftigten einen gesundheitsfördernden ergonomischen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen.

Die wenigsten haben so einen Arbeitsplatz fest in ihrem zu Hause eingerichtet. Zumindest nicht vor Covid-19. Um dauerhafter körperlicher Belastung und Haltungsschäden vorzubeugen, ist es aber grundlegend wichtig, den Homeoffice-Arbeitsplatz noch einmal genauer unter die Lupe zu nehmen.

Einen klaren Arbeitsplatz definieren

Die goldene Regel für Gesundheit und Produktivität im Homeoffice: So attraktiv es auch erscheinen mag, wahlweise vom Sofa, Küchenhocker oder Bett aus zu arbeiten – es empfiehlt sich, einen festen Arbeitsplatz einzurichten. Idealerweise ist das ein eigenes Arbeitszimmer. Mangelt es wie in den überwiegenden Fällen an Platz, lässt sich z. B. ein kleiner Schreibtisch im Wohnbereich aufstellen oder der Esstisch tagsüber zum Arbeitsplatz umfunktionieren. 

Arbeitsmittel ergonomisch ausrichten

Ein ergonomischer Bürostuhl und ein dazu passender Tisch gehören zu den wichtigsten Bausteinen für einen gesunden Arbeitsplatz. Hier gelten folgende Faustregeln:

  • Auf dem richtig eingestellten Bürostuhl sitzen Sie so, dass Ihre Füße fest auf dem Boden stehen, während Ober- und Unterschenkel dabei etwa einen 90°-Grad-Winkel bilden.
  • Achten Sie auf genügend Freiraum zwischen Beinen und Tisch. Durch eine bewegliche Sitz- und Rückenlehne kann der Bürostuhl dem Körper folgen.
  • Was für Ober- und Unterschenkel gilt, ist auch für die Arme gut: Die Tischhöhe sollte so gewählt sein, dass Ihre Unterarme beim Aufliegen auf der Tischplatte einen rechten Winkel mit den Oberarmen bilden.
  • Schonen Sie Ihre Augen, indem Sie etwa einen halben Meter Abstand zum Bildschirm einhalten. Der Blick zum Bildschirm ist dabei leicht nach unten gerichtet.
  • Nutzen Sie möglichst separate Tastatur und Maus, wenn Sie mit einem Laptop arbeiten. Lassen Sie genügend Platz zwischen Eingabegerät und Tischkante. So können Sie Ihre Handballen bequem ablegen und die Schultern entspannen.

Licht und Luft reinlassen

Für Licht und Raumklima gilt: Optimalerweise bietet Ihr Homeoffice-Arbeitsplatz Tageslicht und eine Sicht nach draußen. Denn beim Blick durchs Fenster können sich die Augen vom langen Starren auf den Bildschirm erholen. Richten Sie Ihren Tisch so aus, dass das Tageslicht seitlich einfällt, um Spiegelungen auf dem Bildschirm oder Blendung zu vermeiden. Lassen Sie regelmäßig frische Luft und Sauerstoff rein, um Ermüdungserscheinungen vorzubeugen.

In Bewegung bleiben

Statisches Dauersitzen macht krank. Bewegen Sie Ihren Körper und wechseln Sie Ihre Haltung, um einseitige Belastungen zu vermeiden. Telefonate können Sie z. B. auch im Stehen durchführen. Mit regelmäßigen kurzen Dehnübungen für Rücken und Schultern beugen Sie Verspannungen vor.
Checkliste:
Arbeitsumgebung im Homeoffice gesund gestalten

Einen festen Arbeitsplatz definieren

Arbeitsmittel ergonomisch ausrichten

Licht und Luft reinlassen

In Bewegung bleiben

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Arbeits- und Pausenzeiten wahren

Homeoffice braucht gute Organisation. Routinen und ein strukturierter Tag helfen, wenn die Grenzen von Arbeit und Freizeit zunehmend verschwimmen. 

Die im Arbeitszeitgesetz bestimmten Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen sowie Sonn- und Feiertagsruhen müssen auch dann eingehalten werden, wenn von zu Hause aus gearbeitet wird. Sind Beschäftigte zusätzlich belastet, weil sie sich im Homeoffice beispielsweise um eine Kinderbetreuung kümmern müssen, sollten Arbeitgeber*innen individuell flexible Arbeitszeiten unterstützen.  

Vorsicht vor Überstunden und Selbstausbeutung! Nach einer Studie von LinkedIn machen
80 Prozent der Deutschen im Homeoffice Überstunden, ein Drittel davon sogar mehr als vier Stunden am Tag. Versuchen Sie, sich selbst realistische Tagesziele zu setzen und dokumentieren Sie im Nachhinein, was Sie geschafft haben, damit Sie einen klaren Schlussstrich für den Feierabend ziehen können. 

Dass es auf Dauer nicht gesund sein kann, sein Mittagsessen schnell vorm Bildschirm herunter zu schlingen, sollte nachvollziehbar sein. Machen Sie eine feste Zeit für die Mittagspause mit sich selbst aus. Wer nicht in Schlafanzug oder Jogginghose arbeitet, hat hier außerdem einen klaren Vorteil: Das Homeoffice lässt sich dann nämlich jederzeit für eine Pause verlassen, z. B. für einen kleinen Spaziergang. Das hilft dabei, den Kopf wieder frei zu bekommen.

Checkliste:
Routine und Struktur aufbauen

Höchstarbeitszeiten und Ruhepausen einhalten

Schlafanzug gegen ausgehtaugliches Outfit eintauschen

Tagesziele setzen

Feste Pausen mit sich selbst vereinbaren

Kommunikation ist Trumpf

Das, woran es ohnehin schon in vielen Betrieben mangelt, tritt jetzt mit noch deutlicherer Abwesenheit in Erscheinung: gute Kommunikation. Besonders in Zeiten von Social Distancing sind regelmäßige Team-Updates und Austausch mit den Kolleg*innen wichtig. Denn in der Isolation leiden auch Teamgefühl und Identifikation mit der Arbeit.

Gerade im Homeoffice brauchen Kommunikation und Zusammenarbeit gemeinsame Regeln. Beschäftigte sollten wissen, an welche konkreten Ansprechpartner*innen Sie sich bei Fragen und Probleme wenden können. Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten müssen innerhalb von Projekten umso klarer definiert werden, um es zu vermeiden, dass aneinander vorbei gearbeitet wird. 

Arbeiten im Homeoffice bedeutet auch, dass das Spannungsfeld zwischen Vertrauen und Kontrolle neu austariert werden muss. Eine funktionierende Vertrauenskultur ist enorm wichtig, denn letztendlich zahlt sie auch positiv auf die Motivation jede*r Einzelnen ein. Um nicht in eine neblige Ungewissheit oder Stress aufgrund von erwarteter Dauererreichbarkeit zu verfallen, helfen zwei grundlegende Dinge: 

  1. An- und Abwesenheiten immer kommunizieren
  2. Ein generelles Zeitfenster für die Erreichbarkeit festlegen 

Manchmal ist weniger auch mehr

Die Liste an Kommunikations- und Videochattools ist lang: Ob Sie und Ihr Team Slack, Microsoft Teams, Zoom, Skype oder andere Apps nutzen – hier kann weniger auf jeden Fall häufig mehr sein. Klar, zum einen können zu viele parallel genutzte Kanäle irgendwann unübersichtlich werden und nerven. Fragen sollte man sich außerdem immer: Muss für die zu klärende Sache wirklich eine Videokonferenz mit dem ganzen Team einberufen werden? Für das Stellen einer Frage oder Einholen von Feedback reicht häufig der Chat. Das mindert vielleicht auch die Zoom Fatigue.

Aber nicht nur wie oft, sondern auch über was kommuniziert wird, ist ausschlaggebend. Wegrationalisiert wird im Homeoffice häufig leider der informelle, private Austausch zwischen Kolleg*innen. Gemeinsame virtuelle Kaffeepausen können ein guter Anfang sein, dem entgegenzuwirken.

Checkliste:
Team-Kommunikation optimieren

Zuständigkeiten klar definieren

An- und Abwesenheiten kommunizieren

Vertrauen statt Kontrolle fördern

Den richtigen Kanal für das Anliegen wählen

Sich zu virtuellen Kaffeepausen verabreden

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Datenpannen vorbeugen

Die kurzfristige Einführung digitaler Lösungen hat in vielen Unternehmen kritische Schwachstellen im technischen Bereich offengelegt – die sich unter anderem Cyber-Kriminelle mit Vorliebe zunutze machen. Parallel zur Zunahme an Homeoffice-Arbeitsplätzen ist die Anzahl an Cyber-Angriffen gestiegen. So haben nach einer Studie von SailPoint 54 Prozent der befragten Arbeitnehmer*innen im Homeoffice seit Beginn der Pandemie mindestens eine Phishing-Attacke erlebt.

Stehen nicht ausreichend Firmengeräte für die Nutzung im Homeoffice zur Verfügung, arbeiten viele Beschäftigte mit privaten Geräten, die häufig nicht den Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit gerecht werden. Nicht selten werden Geräte mit Mitbewohner*innen und Familie geteilt. Und da sowieso alles irgendwie anstrengend ist, werden gerne mal ein oder auch beide Augen zugedrückt. Etwa jede*r Fünfte in Deutschland hat Arbeits-Passwörter bereits mit Partner*innen, Mitbewohner*innen oder im Bekanntenkreis geteilt, um schneller arbeiten zu können. 

Natürlich sollten im Homeoffice möglichst alle Sicherheitsmaßnahmen gewahrt werden, die auch im Büro greifen. Beachten Sie folgende Checkliste fürs Homeoffice, um Datenverlust vorzubeugen und den Zugriff unbefugter Dritter auf sensible Informationen zu erschweren:  

  • Privat und beruflich genutzte Endgeräte voneinander trennen
  • Datenverkehr verschlüsseln und sichere VPN-Verbindung nutzen
  • Antivirenprogramme und Software immer auf dem neusten Stand halten
  • Zugänge mit sicheren Passwörtern bzw. Mehrfaktor-Authentifizierung schützen
  • In genutzten Kommunikationskanälen darauf achten, dass sensible Informationen nur diejenigen erreichen, die sie auch wirklich benötigen
  • Bildschirm bei Abwesenheit sperren und nur unbedingt notwendige Dokumente ausdrucken 

Mehr zum Thema Datenschutz und Informationssicherheit gibt‘s auch in unserem Blogbeitrag IT-Sicherheit im Homeoffice: Mit Abstand sicher zusammenarbeiten. 

Checkliste:
Datenschutz und IT-Sicherheit umsetzen

Private und berufliche Geräte trennen

Verschlüsselte VPN-Verbindung nutzen

Software aktuell halten

Sichere Passwörter & Mehrfaktor-Authentifizierung einsetzen

Sensible Informationen nur mit ausgewählten Personen teilen

Clean-Desk-Policy verfolgen

Provisorium sollte nicht zur Dauerlösung werden

Fest steht: Auch wenn irgendwann keine Notwendigkeit mehr für Social Distancing besteht – eine vollständige Rückkehr zu alten Arbeitsmodellen wird weder einfach noch sinnvoll sein.

Ein Grund mehr, sich in puncto Homeoffice-Arbeitsplatz jetzt nicht mit „temporär“ unbefriedigenden Zuständen und Provisorien zufriedenzugeben, sondern direkt nachzubessern. Orientieren Sie sich mit unserer Checkliste fürs Homeoffice und zögern Sie nicht, Ihre*n Arbeitgeber*in bei Unklarheiten oder Vorschlägen für Verbesserungen direkt anzusprechen. Denn ungesunde Arbeitsweisen sollte man sich erst gar nicht angewöhnen.

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Über die Autorin
Kira Schwitzki VINYA

Kira Schwitzki

Kira ist Redakteurin bei VINYA. Mit einem Background in kommunikativer Beratung und Content Development dreht sich bei ihr vieles um die Übersetzung komplexer Sachverhalte in leicht verständliche Inhalte – und gute Geschichten. Als überzeugte niemals Auslernende ist sie auf der Suche nach neuen Vermittlungsmethoden, innovativen Lernformaten und nachhaltigen Lehrkonzepten.

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