Kira Schwitzki
03.01.2022
Checkliste Homeoffice
Arbeitsplatz sicher und gesund gestalten
Die eigenen vier Wände sollten den meisten zwar mehr oder weniger gut vertraut sein – wenn der private Rückzugsort aber über Nacht plötzlich zum Arbeitsplatz wird, braucht es ein neues Sichzurechtfinden und Eingewöhnen.
Wie gestaltet man zu Hause ein gesundes und produktives Arbeitsumfeld? Unsere Checkliste fürs Homeoffice hilft Ihnen dabei herauszufinden, an welchen Stellen es noch Verbesserungsbedarf gibt.
Checkliste: Homeoffice muss gut organisiert sein
Nach verstreichen der Monate vernimmt man aus dem zunächst spontan aufgesetzten Homeoffice häufig ähnliches Resümee: Die einen schätzen flexiblere Arbeitszeiten und fühlen sich dank geringerer Ablenkung durch laute Großraumbüros und Kolleg*innen produktiver. Bei vielen anderen macht sich jedoch mittlerweile die Belastung durch mangelhafte Arbeitsbedingungen und eine schlechte Ausstattung im Homeoffice deutlich bemerkbar. Der provisorisch als Schreibtisch genutzte Küchentisch sorgt auf Dauer für Rückenschmerzen und die im Flur spielenden Kinder lassen einem keine Ruhe. Die neu gewonnene Flexibilität führt außerdem nicht selten zu erhöhtem Leistungsdruck und Telepressure.
Als Form des mobilen Arbeitens unterliegt die Arbeit im Homeoffice den Regelungen des Arbeitsschutzgesetzes. Besondere Vorgaben – etwa durch die Arbeitsstättenverordnung, welche im Fall von Telearbeit greift – gibt es hier nicht. Die Verantwortung über Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit im Homeoffice liegt demnach verstärkt bei den Mitarbeitenden selbst. Umso wichtiger ist es, die Qualität des Homeoffice-Arbeitsplatzes zu überprüfen. Wir haben Ihnen eine Checkliste fürs Homeoffice mit allen wichtigen Punkten zusammengestellt, damit das Arbeiten von zu Hause auf Dauer gesund und produktiv gelingt.
Homeoffice-Arbeitsplatz richtig einrichten
Unzureichende Bewegung und eine schlechte Sitzhaltung schaden auch im Büro, ein klarer Vorteil ist dort immerhin: Arbeitgeber*innen müssen dafür sorgen, Beschäftigten einen gesundheitsfördernden ergonomischen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen.
Die wenigsten haben so einen Arbeitsplatz fest in ihrem zu Hause eingerichtet. Zumindest nicht vor Covid-19. Um dauerhafter körperlicher Belastung und Haltungsschäden vorzubeugen, ist es aber grundlegend wichtig, den Homeoffice-Arbeitsplatz noch einmal genauer unter die Lupe zu nehmen.
Einen klaren Arbeitsplatz definieren
Die goldene Regel für Gesundheit und Produktivität im Homeoffice: So attraktiv es auch erscheinen mag, wahlweise vom Sofa, Küchenhocker oder Bett aus zu arbeiten – es empfiehlt sich, einen festen Arbeitsplatz einzurichten. Idealerweise ist das ein eigenes Arbeitszimmer. Mangelt es wie in den überwiegenden Fällen an Platz, lässt sich z. B. ein kleiner Schreibtisch im Wohnbereich aufstellen oder der Esstisch tagsüber zum Arbeitsplatz umfunktionieren.
Arbeitsmittel ergonomisch ausrichten
Ein ergonomischer Bürostuhl und ein dazu passender Tisch gehören zu den wichtigsten Bausteinen für einen gesunden Arbeitsplatz. Hier gelten folgende Faustregeln:
- Auf dem richtig eingestellten Bürostuhl sitzen Sie so, dass Ihre Füße fest auf dem Boden stehen, während Ober- und Unterschenkel dabei etwa einen 90°-Grad-Winkel bilden.
- Achten Sie auf genügend Freiraum zwischen Beinen und Tisch. Durch eine bewegliche Sitz- und Rückenlehne kann der Bürostuhl dem Körper folgen.
- Was für Ober- und Unterschenkel gilt, ist auch für die Arme gut: Die Tischhöhe sollte so gewählt sein, dass Ihre Unterarme beim Aufliegen auf der Tischplatte einen rechten Winkel mit den Oberarmen bilden.
- Schonen Sie Ihre Augen, indem Sie etwa einen halben Meter Abstand zum Bildschirm einhalten. Der Blick zum Bildschirm ist dabei leicht nach unten gerichtet.
- Nutzen Sie möglichst separate Tastatur und Maus, wenn Sie mit einem Laptop arbeiten. Lassen Sie genügend Platz zwischen Eingabegerät und Tischkante. So können Sie Ihre Handballen bequem ablegen und die Schultern entspannen.
Bildschirmarbeitsplatz richtig einrichten
Fördern Sie die Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden: mit VINYAs automatisierter Online-Unterweisung zum sicheren Arbeiten am Bildschirmarbeitsplatz.
Licht und Luft reinlassen
Für Licht und Raumklima gilt: Optimalerweise bietet Ihr Homeoffice-Arbeitsplatz Tageslicht und eine freie Sicht nach draußen. Denn beim Blick durchs Fenster können sich die Augen vom langen Starren auf den Bildschirm erholen. Richten Sie Ihren Tisch so aus, dass das Tageslicht seitlich einfällt, um Spiegelungen auf dem Bildschirm oder Blendung zu vermeiden. Lassen Sie regelmäßig frische Luft und Sauerstoff rein, um Ermüdungserscheinungen vorzubeugen.
In Bewegung bleiben
Statisches Dauersitzen macht krank. Bewegen Sie Ihren Körper und wechseln Sie Ihre Haltung, um einseitige Belastungen zu vermeiden. Aufgaben wie Telefonate können Sie z. B. auch im Stehen erledigen. Mit regelmäßigen kurzen Dehnübungen für Rücken und Schultern beugen Sie außerdem Verspannungen vor.
Checkliste:
Arbeitsumgebung im Homeoffice gesund gestalten
Einen festen Arbeitsplatz definieren
Arbeitsmittel ergonomisch ausrichten
Licht und Luft reinlassen
In Bewegung bleiben
Arbeits- und Pausenzeiten wahren
Homeoffice braucht gute Organisation. Routinen und ein strukturierter Tag helfen, wenn die Grenzen von Arbeit und Freizeit zunehmend verschwimmen.
Die im Arbeitszeitgesetz bestimmten Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen sowie Sonn- und Feiertagsruhen müssen auch dann eingehalten werden, wenn von zu Hause aus gearbeitet wird. Sind Beschäftigte zusätzlich belastet, weil sie sich im Homeoffice beispielsweise um eine Kinderbetreuung kümmern müssen, sollten Arbeitgeber*innen mit flexiblen Arbeitszeiten unterstützen.
Vorsicht vor Überstunden und Selbstausbeutung! Nach einer Studie von LinkedIn machen
80 Prozent der Deutschen im Homeoffice Überstunden, ein Drittel davon sogar mehr als vier Stunden am Tag. Versuchen Sie, sich selbst realistische Tagesziele zu setzen und dokumentieren Sie im Nachhinein, was Sie geschafft haben, damit Sie einen klaren Schlussstrich für den Feierabend ziehen können.
Dass es auf Dauer nicht gesund sein kann, sein Mittagsessen schnell vorm Bildschirm herunter zu schlingen, sollte klar sein. Machen Sie eine feste Zeit für die Mittagspause mit sich selbst aus. Nicht in Schlafanzug oder Jogginghose zu arbeiteten, hat übrigens auch seine Vorteile: Das Homeoffice lässt sich dann nämlich jederzeit für eine Pause verlassen, z. B. für einen kleinen Spaziergang. Das hilft dabei, den Kopf wieder freizubekommen.
Checkliste:
Routine und Struktur aufbauen
Höchstarbeitszeiten und Ruhepausen einhalten
Schlafanzug gegen ausgehtaugliches Outfit eintauschen
Tagesziele setzen
Feste Pausen mit sich selbst vereinbaren
Kommunikation ist Trumpf
Das, woran es ohnehin schon in vielen Betrieben mangelt, tritt jetzt mit noch deutlicherer Abwesenheit in Erscheinung: gute Kommunikation. Besonders in Zeiten von Social Distancing sind regelmäßige Team-Updates und Austausch mit den Kolleg*innen wichtig. Denn in der Isolation leiden auch Teamgefühl und Identifikation mit der Arbeit.
Gerade im Homeoffice brauchen Kommunikation und Zusammenarbeit gemeinsame Regeln. Beschäftigte sollten wissen, an welche konkreten Ansprechpartner*innen Sie sich bei Fragen und Probleme wenden können. Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten müssen innerhalb von Projekten umso klarer definiert werden, um es zu vermeiden, dass aneinander vorbei gearbeitet wird.
Arbeiten im Homeoffice bedeutet auch, dass das Spannungsfeld zwischen Vertrauen und Kontrolle neu austariert werden muss. Eine funktionierende Vertrauenskultur ist enorm wichtig, denn letztendlich zahlt sie auch positiv auf die Motivation jede*r Einzelnen ein. Um nicht in eine neblige Ungewissheit oder Stress aufgrund von erwarteter Dauererreichbarkeit zu verfallen, helfen zwei grundlegende Dinge:
- An- und Abwesenheiten immer kommunizieren
- Ein generelles Zeitfenster für die Erreichbarkeit festlegen
Bestens eingewiesen -
auch im Homeoffice
auch im Homeoffice
Sorgen Sie für Sicherheit am mobilen Arbeitsplatz. Unterweisen Sie Ihr Team jetzt mit VINYAs interaktivem E-Learning-Kurs.
Manchmal ist weniger auch mehr
Die Liste an Kommunikations- und Videochattools ist lang: Ob Sie und Ihr Team Slack, Microsoft Teams, Zoom, Skype oder andere Apps nutzen – hier kann weniger auf jeden Fall häufig mehr sein. Klar, zum einen können zu viele parallel genutzte Kanäle irgendwann unübersichtlich werden und nerven. Fragen sollte man sich außerdem immer: Muss für die zu klärende Sache wirklich eine Videokonferenz mit dem ganzen Team einberufen werden? Für das Stellen einer Frage oder Einholen von Feedback reicht häufig der Chat. Das mindert vielleicht auch die Zoom Fatigue.
Aber nicht nur wie oft, sondern auch über was kommuniziert wird, ist ausschlaggebend. Wegrationalisiert wird im Homeoffice häufig leider der informelle private Austausch zwischen Kolleg*innen. Gemeinsame virtuelle Kaffeepausen können ein guter Anfang sein, dem entgegenzuwirken.
Checkliste:
Team-Kommunikation optimieren
Zuständigkeiten klar definieren
An- und Abwesenheiten kommunizieren
Vertrauen statt Kontrolle fördern
Den richtigen Kanal für das Anliegen wählen
Sich zu virtuellen Kaffeepausen verabreden
Remote Onboarding?
VINA übernimmt.
VINA übernimmt.
Unterweisungen automatisieren mit VINYA: Interaktive E-Learning-Kurse und einfaches Schulungsmanagement in einer Lösung.
Datenpannen vorbeugen
Die kurzfristige Einführung digitaler Lösungen hat in vielen Unternehmen kritische Schwachstellen im technischen Bereich offengelegt – die sich unter anderem Cyber-Kriminelle mit Vorliebe zunutze machen. Parallel zur Zunahme an Homeoffice-Arbeitsplätzen ist die Anzahl an Cyber-Angriffen gestiegen. So haben nach einer Studie von SailPoint 54 Prozent der befragten Arbeitnehmer*innen im Homeoffice seit Beginn der Pandemie mindestens eine Phishing-Attacke erlebt.
Stehen nicht ausreichend Firmengeräte für die Nutzung im Homeoffice zur Verfügung, arbeiten viele Beschäftigte mit privaten Geräten, die häufig nicht den Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit gerecht werden. Nicht selten werden Geräte mit Mitbewohner*innen und Familie geteilt. Und da sowieso alles irgendwie anstrengend ist, werden gerne mal ein oder auch beide Augen zugedrückt. Etwa jede*r Fünfte in Deutschland hat Passwörter bereits mit Partner*innen, Mitbewohner*innen oder im Bekanntenkreis geteilt, um schneller arbeiten zu können.
Natürlich sollten im Homeoffice möglichst alle Sicherheitsmaßnahmen gewahrt werden, die auch im Büro greifen. Beachten Sie folgende Checkliste fürs Homeoffice, um Datenverlust vorzubeugen und den Zugriff unbefugter Dritter auf sensible Informationen zu erschweren:
- Privat und beruflich genutzte Endgeräte voneinander trennen
- Datenverkehr verschlüsseln und sichere VPN-Verbindung nutzen
- Antivirenprogramme und Software immer auf dem neusten Stand halten
- Zugänge mit sicheren Passwörtern bzw. Mehrfaktor-Authentifizierung schützen
- In genutzten Kommunikationskanälen darauf achten, dass sensible Informationen nur diejenigen erreichen, die sie auch wirklich benötigen
- Bildschirm bei Abwesenheit sperren und nur unbedingt notwendige Dokumente ausdrucken
Checkliste:
Datenschutz und IT-Sicherheit umsetzen
Private und berufliche Geräte trennen
Verschlüsselte VPN-Verbindung nutzen
Software aktuell halten
Sichere Passwörter & Mehrfaktor-Authentifizierung einsetzen
Sensible Informationen nur mit ausgewählten Personen teilen
Clean-Desk-Policy verfolgen
Provisorium sollte nicht zur Dauerlösung werden
Fest steht: Auch wenn irgendwann keine Notwendigkeit mehr für Social Distancing besteht – eine vollständige Rückkehr zu alten Arbeitsmodellen wird weder einfach noch sinnvoll sein.
Ein Grund mehr, sich in puncto Homeoffice-Arbeitsplatz jetzt nicht mit „temporär“ unbefriedigenden Zuständen und Provisorien zufriedenzugeben, sondern direkt nachzubessern. Orientieren Sie sich an unserer Checkliste fürs Homeoffice und zögern Sie nicht, Ihre*n Arbeitgeber*in bei Unklarheiten oder Vorschlägen für Verbesserungen direkt anzusprechen. Denn ungesunde Arbeitsweisen sollte man sich erst gar nicht angewöhnen.
Hinweis: Unsere Autoren und Autorinnen arbeiten mit größter Sorgfalt an den Inhalten dieser Website und des Magazins. Die gewissenhafte Recherche ist dabei selbstverständlich. Dennoch übernehmen wir (sowohl interne als auch externe Autoren und Autorinnen) keine Haftung für die Aktualität, Richtigkeit oder Vollständigkeit der hier dargestellten Inhalte. Die Inhalte stellen keine Rechtsberatung dar und ersetzen diese nicht. Bitte lassen Sie sich bei rechtlichen Fragen zusätzlich anwaltlich beraten. Wir übernehmen keine Haftung durch mittelbare oder unmittelbare Schäden, die sich durch jedweden Rechtsgrund aus der Nutzung dieser Inhalte oder der Website ergeben.
Teilen
Weitere relevante Artikel
Weitere spannende Beiträge
9 Schritte, mit denen Sie Ihre Website DSGVO-konform machen (2022)
Manuel Schrenk
03.02.2022
Sie sind sich nicht sicher, ob Ihre Website DSGVO-konform ist? Wir zeigen Ihnen, wie’s geht: Folgen Sie unseren 9 einfachen Schritten aus diesem Blogbeitrag und machen Sie Ihre Website fit für den Datenschutz…
IT-Sicherheit im Homeoffice: Mit Abstand sicher zusammen arbeiten
Kira Schwitzki
08.01.2021
2021 läutet für viele den Start in eine neue Homeoffice-Saison ein. Damit das gemeinsame Arbeiten aus der Ferne langfristig gut funktionieren kann, müssen Unternehmen Ihre Mitarbeitenden entsprechend unterweisen.
Phishing erkennen: Die häufigsten Social-Engineering-Methoden
Kira Schwitzki
06.04.2021
90 Prozent aller erfolgreichen Cyberattacken beginnen mit einer E-Mail. Wie sicher ist Ihr Unternehmen vor Social-Engineering-Angriffen? Woran kann ich Phishing erkennen? Und was ist Spoofing?
Über die Autorin
Kira Schwitzki
Kira ist Redakteurin bei VINYA. Mit einem Background in kommunikativer Beratung und Content Development dreht sich bei ihr vieles um die Übersetzung komplexer Sachverhalte in leicht verständliche Inhalte – und gute Geschichten. Als überzeugte niemals Auslernende ist sie auf der Suche nach neuen Vermittlungsmethoden, innovativen Lernformaten und nachhaltigen Lehrkonzepten.
Jetzt zum Newsletter anmelden!